So funktioniert der verpflegungsmehraufwand-rechner
Der Rechner bildet eine komplette Dienstreise ab – nicht nur einen einzelnen Tag. So gehst du vor:
Schritt 1: Reisetage erfassen. Für jeden Tag wählst du den Tagestyp: voller Tag (24 Stunden abwesend von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) = 28 €, An- oder Abreisetag bei mehrtägiger Reise = 14 € (gilt auch ohne 8-Stunden-Regel), Tag über 8 Stunden ohne Übernachtung = 14 €.
Tage bis 8 Stunden zählen 0 €. Mehrere Auswärtstätigkeiten an einem Tag darfst du zeitlich zusammenrechnen.
Schritt 2: Gestellte Mahlzeiten eintragen. Hotel-Frühstück, Kantinen-Mittagessen beim Kunden, Abendessen auf der Konferenz – pro Mahlzeit zieht der Rechner automatisch ab: Frühstück 5,60 €, Mittag- oder Abendessen je 11,20 €.
Wichtig: Die Kürzung bezieht sich immer auf die volle Tagespauschale (28 €), auch wenn dir für den Tag nur 14 € zustehen. Der Tagesbetrag kann dabei nicht unter 0 € fallen.
Schritt 3: Inland oder Ausland wählen. Für Auslandsreisen hinterlegst du das Land – der Rechner nutzt die länderspezifischen Pauschalen aus dem BMF-Schreiben vom 05.12.2025 (gültig für 2026).
Die Mahlzeiten-Kürzung berechnet sich im Ausland auf Basis der jeweiligen Auslandspauschale, nicht der deutschen 28 €.
Ergebnis: die Summe deiner Verpflegungspauschale für die gesamte Reise, aufgeschlüsselt pro Tag – plus den Hinweis, welcher Anteil als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben in Frage kommt, soweit dein Arbeitgeber nichts erstattet hat. Für vertiefende Berechnungen können Sie direkt den Fahrtkosten zum Arbeitsplatz separat berechnen heranziehen.
Die Pauschalen 2026 im Überblick
| Abwesenheit (Inland) | Pauschale 2026 |
|---|---|
| 24 Stunden (voller Tag) | 28 € |
| Anreisetag (mit Übernachtung) | 14 € |
| Abreisetag (mit Übernachtung) | 14 € |
| Mehr als 8 Stunden, ohne Übernachtung | 14 € |
| Bis 8 Stunden | 0 € |
Die Inlandssätze sind seit Jahren stabil – 2025 und 2026 gelten dieselben 28/14 €. Eine Änderung braucht ein Gesetz; angekündigt ist keine.
Für Auslandsreisen legt das Bundesfinanzministerium die Sätze jährlich neu fest (BMF-Schreiben vom 05.12.2025 für 2026). Beispiele für 2026:
| Land/Ort | voller Tag | An-/Abreise, > 8 h |
|---|---|---|
| Österreich | 50 € | 33 € |
| Schweiz (ohne Bern) | 70 € | 47 € |
| Frankreich (Paris) | 58 € | 39 € |
| Italien (ohne Mailand/Rom) | 42 € | 28 € |
| USA (New York) | 66 € | 44 € |
Maßgeblich ist immer die aktuelle BMF-Tabelle – bei Reisen 2025 gilt die 2025er-Tabelle, bei Reisen 2026 die 2026er.
Was ändert sich 2026 – und was kommt 2027?
2026 gilt: Die Inlandspauschalen bleiben bei 28 € und 14 € (§ 9 Abs. 4a EStG) – unverändert gegenüber 2025. Die Auslandspauschalen für 2026 stammen aus dem BMF-Schreiben vom 05.12.2025. An der 3-Monatsfrist und den Kürzungssätzen (20 %/40 %) ändert sich nichts.
2027: Für die Inlandssätze ist keine gesetzliche Änderung angekündigt – sie gelten fort, bis der Gesetzgeber sie anpasst. Die Auslandspauschalen für 2027 veröffentlicht das BMF üblicherweise im Dezember 2026; bis dahin sind sie noch nicht final.
Diese Seite wird aktualisiert, sobald das Schreiben vorliegt.
Beispielrechnung: Vier Tage Messe mit gestellten Mahlzeiten
Du fährst von Hamburg nach Berlin zur Messe, vier Tage, ein Mittagessen übernimmt ein Kunde:
| Tag | Typ | Pauschale | Kürzung | Ergebnis |
|---|---|---|---|---|
| Tag 1 | Anreisetag | 14,00 € | – | 14,00 € |
| Tag 2 | voller Tag | 28,00 € | – | 28,00 € |
| Tag 3 | voller Tag | 28,00 € | – | 28,00 € |
| Tag 4 | Abreisetag, Mittagessen gestellt | 14,00 € | −11,20 € (40 % von 28 €) | 2,80 € |
| Summe | 72,80 € |
Beachte Tag 4: Obwohl nur die kleine Pauschale (14 €) zusteht, wird das Mittagessen mit 40 % der vollen Tagespauschale (28 € = 11,20 €) gekürzt. Übrig bleiben 2,80 €. Zur optimalen Gesamtplanung empfiehlt sich ergänzend unser praktischer Doppelte Haushaltsführung: Verpflegung in den ersten 3 Monaten.
Auslands-Variante: Zwei Tage Zürich (Schweiz, ohne Bern), am Abreisetag ist ein Mittagessen gestellt. Tag 1 (Anreise): 47 €.
Tag 2 (Abreise): 47 € Pauschale minus Kürzung für das Mittagessen – 40 % der vollen Auslandspauschale von 70 €, also 28 €. Tag 2 zählt demnach 19 €.
Reisesumme: 66 €. Der Unterschied zum Inland: Die Kürzung wird nicht von 28 €, sondern von der jeweiligen Auslandspauschale berechnet.
Typische Fehler bei der Abrechnung
- Kürzung von der falschen Basis.
Der häufigste Fehler: 40 % von 14 € statt von 28 € abziehen. Die Kürzung bezieht sich immer auf die volle Tagespauschale – im Ausland auf die volle Auslandspauschale.
- An- und Abreisetag mit 8-Stunden-Regel verwechseln.
An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung geben immer 14 € – unabhängig davon, wie lange du unterwegs warst. 3.
3-Monatsfrist übersehen. Bist du länger als drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte tätig (§ 9 Abs. 4a EStG), endet der Pauschalenanspruch – danach nur noch tatsächliche Kosten.
- Arbeitgebererstattung doppelt ansetzen.
Was der Arbeitgeber steuerfrei erstattet (§ 3 Nr. 13/16 EStG), darfst du nicht zusätzlich als Werbungskosten geltend machen. 5.
Belege und Zeiten nicht dokumentieren. Ohne Aufzeichnung von Reisedatum, Abwesenheitsdauer und Zielort erkennt das Finanzamt die Pauschalen im Zweifel nicht an – eine simple Reisetabelle reicht.
- „Spesen" auf den Mindestlohn anrechnen.
Verpflegungsmehraufwand ist steuerfreier Aufwandsersatz, kein Lohnbestandteil – er darf nicht auf den Mindestlohn angerechnet werden.
Sonderfälle: Das übersehen viele
- Erste Tätigkeitsstätte unklar? Die Pauschale gibt es nur außerhalb von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Wer keine erste Tätigkeitsstätte hat (z. B. reiner Außendienst), ist praktisch bei jedem Kundentermin „auswärts tätig".
- Berufskraftfahrer: Zusätzlich zu den Verpflegungspauschalen gibt es für Übernachtungen im Fahrzeug eine Übernachtungspauschale (2026: 9 € je Nacht) – ein reiner Fahrer-Sonderfall.
- Doppelte Haushaltsführung: Auch hier greifen die Verpflegungspauschalen – aber nur für die ersten drei Monate am Beschäftigungsort.
- Bewirtung vs. gestellte Mahlzeit: Lädt dich der Kunde zum Essen ein, ist das eine gestellte Mahlzeit (Kürzung!). Bewirtest du den Kunden geschäftlich, sind das Bewirtungskosten (eigene Regeln, 70 % abziehbar) – nicht verwechseln.
- Teilzeit- und Minijobber: Die Pauschalen gelten unabhängig vom Beschäftigungsumfang – entscheidend ist allein die Abwesenheitsdauer.
Was bedeutet das Ergebnis für dich?
Arbeitnehmer: Reiche die Summe aus dem Rechner in deiner Reisekostenabrechnung ein. Erstattet dein Arbeitgeber weniger als die Pauschale (oder nichts), setze die Differenz in der Steuererklärung als Werbungskosten an (Anlage N) – sie mindert dein zu versteuerndes Einkommen.
Selbständige und Unternehmer: Die Pauschalen sind Betriebsausgaben – du brauchst keine Restaurantbelege zu sammeln, die Pauschale ersetzt den Einzelnachweis. Dokumentiere aber Reisedauer und -anlass.
Steuerwirkung einordnen: Die Pauschale selbst ist kein „Geld vom Finanzamt", sondern mindert dein zu versteuerndes Einkommen. Bei 30 % Grenzsteuersatz bedeuten 72,80 € Pauschale etwa 21,84 € Steuerersparnis – plus das, was dir der Arbeitgeber steuerfrei erstattet.
Trage das Ergebnis des verpflegungsmehraufwand-rechner am besten direkt in deine Reiseaufzeichnung ein, solange die Daten frisch sind.