So funktioniert der arbeitgeberkosten-rechner
Du gibst das Bruttomonatsgehalt ein — der Rechner addiert automatisch alle Arbeitgeberposten in drei Blöcken.
Block 1: Deine SV-Anteile. Du zahlst etwa die Hälfte der Sozialversicherungsbeiträge: 9,3 % RV, 1,3 % AV, 7,3 % KV plus die Hälfte des kassenindividuellen Zusatzbeitrags (Durchschnitt 2026: 2,9 %, dein Anteil also 1,45 %) und 1,8 % PV.
Wichtig: Diese Prozente gelten nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze — darüber zahlst du keinen Cent mehr. Bei der Kranken- und Pflegeversicherung liegt die Grenze 2026 bei 5.812,50 € monatlich, bei Renten- und Arbeitslosenversicherung bei 8.450 €.
Verdient jemand 10.000 €, zahlst du KV-Beiträge trotzdem nur auf 5.812,50 €.
Block 2: Die Umlagen. U1 erstattet dir die Entgeltfortzahlung bei Krankheit deiner Mitarbeiter — teilnahmepflichtig sind Arbeitgeber mit regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmern.
U2 erstattet Mutterschaftsaufwendungen — hier zahlen alle Arbeitgeber. Die Sätze legt jede Krankenkasse selbst fest und sie streuen stark: Beispiele für 2026 sind U1-Sätze zwischen 1,3 % und 4,0 % und U2-Sätze um 0,33–0,40 %, je nach Kasse und gewähltem Erstattungssatz.
Der Rechner arbeitet mit typischen Werten und weist die Spanne aus — deine Kasse nennt dir den exakten Satz.
Block 3: Insolvenzgeld und Berufsgenossenschaft. Die Insolvenzgeldumlage beträgt 2026 bundeseinheitlich 0,15 % des rentenversicherungspflichtigen Entgelts — sie finanziert das Insolvenzgeld für Arbeitnehmer insolventer Betriebe.
Der BG-Beitrag für die gesetzliche Unfallversicherung variiert je nach Berufsgenossenschaft und Gefahrtarif deiner Branche stark (Büro vs. Bau können Welten sein) — ihn trägst du allein, der Arbeitnehmer zahlt nichts dazu.
Was ändert sich 2026 / 2027?
Die Beitragssätze selbst sind 2026 stabil: RV 18,6 %, AV 2,6 %, KV 14,6 %, PV 3,6 % — deine Arbeitgeberanteile sind jeweils die Hälfte (plus halber Zusatzbeitrag in der KV). Gestiegen sind die Beitragsbemessungsgrenzen: KV/PV auf 5.812,50 € monatlich (69.750 € jährlich), RV/AV auf 8.450 € monatlich (101.400 € jährlich).
Für dich als Arbeitgeber heißt das: Bei Gutverdienern zahlst du 2026 auf einen größeren Gehaltsanteil Beiträge als 2025 — die Deckelung greift später.
Bei den Umlagen gab es 2026 Bewegung je nach Kasse: Die DAK etwa senkte ihren U1-Satz (70-%-Erstattung) von 2,4 % (Januar bis August) auf 1,3 % ab September 2026, U2 liegt dort bei 0,39 %. Andere Kassen blieben stabil (z. B. Mobil Krankenkasse: U1 2,10 % bei 60 % Erstattung, U2 0,40 %).
Die Insolvenzgeldumlage liegt 2026 bei 0,15 % — nach 0,06 % in den Jahren 2023/2024 ein deutlicher Anstieg, der die Insolvenzwelle widerspiegelt. Für 2027 sind noch keine neuen Sätze beschlossen; die BBG-Werte werden wie jedes Jahr im Herbst per Verordnung angepasst.
Beispielrechnung
Nehmen wir einen Mitarbeiter mit 4.000 € Bruttomonatsgehalt (kein Sachsen-Sonderfall, Kasse mit durchschnittlichem Zusatzbeitrag 2,9 %, U1-pflichtiger Betrieb): Für vertiefende Berechnungen können Sie direkt den Was vom Bruttogehalt netto übrig bleibt heranziehen.
Deine SV-Anteile:
- Rentenversicherung: 4.000 × 9,3 % = 372,00 €
- Arbeitslosenversicherung: 4.000 × 1,3 % = 52,00 €
- Krankenversicherung: 4.000 × 7,3 % = 292,00 €
- Halber Zusatzbeitrag: 4.000 × 1,45 % = 58,00 €
- Pflegeversicherung: 4.000 × 1,8 % = 72,00 €
- Summe SV-Anteile: 846,00 €
Umlagen und Umlageverfahren:
- U1 (2,4 %, Beispielsatz): 4.000 × 2,4 % = 96,00 €
- U2 (0,39 %, Beispielsatz): 4.000 × 0,39 % = 15,60 €
- Insolvenzgeldumlage: 4.000 × 0,15 % = 6,00 €
Berufsgenossenschaft: stark branchenabhängig, Größenordnung ca. 1–2 % → 40–80 € (Richtwert, kein amtlicher Satz — deine BG nennt den Gefahrtarif).
Gesamtkosten: 4.000 + 846,00 + 96,00 + 15,60 + 6,00 = 4.963,60 € — plus BG-Beitrag also rund 5.000–5.040 €. Das sind 24–26 % mehr als das Bruttogehalt. Merke dir die Faustregel: Gehalt × 1,21 bis 1,25 = wahre Kosten (ohne BG-Schwankung).
Und der BBG-Deckel in Aktion: Bei 10.000 € Gehalt zahlst du KV/PV-Beiträge nur auf 5.812,50 € (7,3 % + 1,45 % + 1,8 % = 612,81 € statt 1.055 €) und RV/AV nur auf 8.450 €. Die Nebenkosten wachsen also nicht linear mit dem Gehalt — ein Effekt, den Gehaltsverhandlungen für Spitzenkräfte deutlich günstiger macht, als viele denken.
Gib dein geplantes Gehalt oben in den arbeitgeberkosten-rechner ein und vergleiche: Der Kostenfaktor sinkt mit steigendem Gehalt spürbar.
Typische Fehler
Nur mit dem Brutto kalkulieren. Der häufigste und teuerste Fehler bei der Einstellungsplanung: 4.000 € Gehalt werden als 4.000 € Kosten verbucht. Real sind es rund 5.000 € — bei fünf Mitarbeitern also 5.000 € ungeplante Kosten pro Monat.
Die Umlagen vergessen. U1, U2 und Insolvenzgeldumlage summieren sich auf rund 3 % des Bruttos — bei 4.000 € also über 115 € monatlich. Viele Rechner (und viele Gründer) lassen sie weg, weil sie in keiner SV-Tabelle prominent stehen.
U1-Pflicht falsch einschätzen.
U1 zahlst du nur, wenn du regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigst — Teilzeitkräfte werden anteilig gezählt (Faktoren 0,25/0,5/0,75/1,0 nach Wochenstunden), Azubis und einige Gruppen gar nicht. Wächst du über die Grenze, entfällt U1 — ein willkommener, aber oft übersehener Einspareffekt.
- Den BG-Beitrag unterschätzen.
Die Berufsgenossenschaft ist kein Fixbetrag: Der Gefahrtarif deiner Branche entscheidet. Ein Büroarbeitsplatz kostet einen Bruchteil eines Baustellenjobs.
Bei der Kalkulation unbedingt den eigenen Gefahrschlüssel beim zuständigen Unfallversicherungsträger erfragen — Schätzwerte aus dem Internet können um Faktoren danebenliegen.
- Zusatzbeitrag mit Durchschnitt ansetzen und vergessen.
Der Rechner nutzt den Durchschnitts-Zusatzbeitrag von 2,9 % — deine Mitarbeiter sind aber bei verschiedenen Kassen mit Sätzen zwischen unter 2 % und über 4 % versichert. Für die exakte Lohnabrechnung zählt immer der individuelle Kassensatz; der Durchschnitt taugt nur für die Planung.
- Sachsen-Sonderfall in der Pflegeversicherung ignorieren.
In Sachsen teilen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Pflegeversicherung anders auf: Der Arbeitgeber zahlt dort nur 1,3 % statt 1,8 % (Arbeitnehmer 2,3 %). Bei sächsischen Standorten sparst du pro Mitarbeiter 0,5 Prozentpunkte — bei 4.000 € sind das 20 € monatlich.
Sonderfälle / Ausnahmen
Minijobs (556-€-Grenze 2026): Für Minijobber zahlst du pauschal statt individuell: 15 % RV, 13 % KV und 2 % Pauschalsteuer — plus Umlagen. Das ist teurer als oft gedacht (rund 30 % on top), dafür unbürokratisch. Die U1/U2-Pflicht gilt auch hier. Zur optimalen Gesamtplanung empfiehlt sich ergänzend unser praktischer Gehaltserhöhung durchrechnen.
Midijobs (Übergangsbereich 603,01–2.000 €): Im Übergangsbereich trägt der Arbeitnehmer reduzierte Beiträge — dein Arbeitgeberanteil bleibt dagegen voll. Für dich ändert sich also nichts; der Vorteil liegt allein beim Beschäftigten.
Auszubildende: Für Azubis mit Vergütung bis 1.295 € monatlich (2026) trägst du als Arbeitgeber die gesamten Sozialversicherungsbeiträge allein. Darüber gilt die normale Teilung.
Geschäftsführer und mitarbeitende Gesellschafter: Je nach Status sozialversicherungspflichtig oder -frei — bei SV-Freiheit entfallen deine SV-Anteile komplett, Umlagen und BG bleiben aber meist bestehen. Statusfrage unbedingt vor der Einstellung klären (Statusfeststellungsverfahren der DRV).
Werkstudenten: Ordentlich Studierende sind in KV/PV/AV versicherungsfrei (Werkstudentenprivileg) — du zahlst nur RV-Beiträge. Das macht Werkstudenten pro Stunde deutlich günstiger als reguläre Teilzeitkräfte.
Entsendung ins Ausland: Bei vorübergehender Auslandsentsendung können deutsche SV-Regelungen weiter gelten (Ausstrahlung) — oder die des Ziellandes. Falsch eingeordnet zahlst du im schlimmsten Fall doppelt. Bei Entsendungen über drei Monate immer vorab klären.
Was bedeutet das Ergebnis für dich?
Dein Ergebnis ist eine Kostenaufstellung mit drei Zeilen: Bruttogehalt (was im Vertrag steht), Arbeitgebernebenkosten (SV-Anteile + Umlagen + Insolvenzgeld + BG) und Gesamtkosten (die Zahl, mit der du budgetieren musst). Dazu der Kostenfaktor — Gesamtkosten geteilt durch Brutto, typischerweise 1,21 bis 1,25.
Nutze das Ergebnis für drei Entscheidungen. Erstens: Einstellungsbudget.
Multipliziere jedes geplante Bruttogehalt mit 1,25 (konservativ, inkl. BG-Puffer) — so landest du nie unter den realen Kosten.
Zweitens: Gehaltserhöhungen. Eine Erhöhung um 200 € brutto kostet dich rund 245 € — rechne jede Gehaltsrunde mit dem Faktor, nicht mit dem Bruttobetrag.
Drittens: Make-or-buy. Vergleichst du Festanstellung mit Freelancern, ist der Stundensatz des Freelancers erst dann teurer, wenn er über (Brutto × 1,25 + Urlaub/Krankheit-Risiko) ÷ Arbeitsstunden liegt — die meisten Direktvergleiche unterschlagen genau diese 25 %.
Ein letzter Punkt: Die Zahlen in diesem arbeitgeberkosten-rechner sind Planungsgrößen mit typischen Umlagesätzen. Deine Lohnabrechnung nutzt die exakten Sätze deiner Krankenkassen und deines BG-Gefahrtarifs — für die Buchhaltung zählt immer die Abrechnung deines Steuerberaters oder Lohnbüros, nicht der Rechner.